Come scrivere una mail formale a piu destinatari
Contenuto
Come scrivere un’email per segnalare qualcosa
Scrivere un’email formale può sembrare un compito arduo perché l’email è così spesso usata per scopi personali e informali. Se dovete scrivere un’e-mail a un insegnante, un capo o un contatto d’affari, un’agenzia governativa o un altro destinatario che richiede formalità, basta seguire alcune semplici linee guida. Mantieni il messaggio chiaro e diretto, e segui le aspettative per lo stile, il tono e il formato. Infine, rivedete il contenuto dell’e-mail prima di inviarla.
Come scrivere un’email formale per richiedere qualcosa
Il modo perfetto per iniziare un’e-mail dipende dalla persona a cui stai scrivendo. Ma in generale, quando si compone un’email per lavoro a qualcuno che non si conosce, o almeno non molto bene, c’è solo un modo per iniziare bene il testo e molti modi per iniziarlo male.
“Questo va bene da usare con gli amici, ma è un saluto molto informale e dovrebbe essere evitato sul posto di lavoro. Non è professionale, specialmente se stai scrivendo a qualcuno che non conosci”, dice Pachter.
Il destinatario del messaggio può leggere la vostra posta più tardi, anche ore dopo averla inviata. Possono anche trovarsi in un’altra parte del mondo con un diverso fuso orario. Quindi cercate di evitarlo.
“Molte persone si sentono insultate se il loro nome è scritto male”, dice Pachter. “Controlla che l’ortografia sia corretta, specialmente quando si scrive il loro nome. Controlla i tuoi saluti e addii per non sbagliare il loro cognome o nome.
Esempi di come scrivere un’email
Scrivere un’email formale può sembrare un compito arduo, dato che l’email è spesso usata per scopi personali e informali. Se avete bisogno di scrivere un’email formale a un insegnante, un capo o altri destinatari che richiedono formalità, basta seguire alcune semplici linee guida. Mantieni il tuo messaggio chiaro e diretto, e segui le aspettative di stile, tono e formato. Infine, correggete e rivedete il contenuto prima di inviarlo.
La maggior parte dei servizi di posta elettronica permette la possibilità di scrivere usando una varietà di caratteri e stili di testo. Per un’e-mail formale, è importante attenersi a caratteri come Times New Roman e Arial. Evitare i font decorativi come Comic Sans o Old English. Inoltre:
Aprire sempre un’email formale con un saluto. È preferibile rivolgersi al destinatario per nome (se conosciuto). Includere il titolo della persona (signor, signora, signora, signora, dottor, ecc.) con il suo cognome, seguito da una virgola o da due punti. Potete far precedere il saluto da “Caro …” se lo desiderate.
Protocollo per scrivere e-mail
Ma cosa significa “CC” e “BCC”? Sono acronimi, cioè abbreviazioni formate dalle prime lettere di una frase. In questo caso, “CC” sta per “copia carbone”, mentre “BCC” sta per “copia carbone cieca”.
Prima dell’era dell’e-mail, la “copia carbone” era una copia fatta di un documento scritto con l’aiuto della carta carbone. Potreste aver visto questo tipo di carta in ufficio e persino nel vostro libretto degli assegni.
La carta carbone è un sottile foglio di carta grigia con inchiostro sciolto su un lato. Potete mettere un foglio bianco da un lato e il documento originale dall’altro. Quando si scrive sul documento, l’inchiostro della carta carbone si impregna del foglio bianco, creando una copia. In questo video puoi vedere la carta carbone in azione.
E le copie carbone nascoste? In passato, quando le macchine da scrivere erano ancora in uso, le segretarie creavano copie carbone dei documenti, ma aggiungevano i nomi dei destinatari solo dopo averli finiti. In questo modo, nessuno sapeva chi avrebbe avuto una copia del documento. Di nuovo, il nome ha senso.